Tutto è un progetto e deve essere gestito. Ma di solito ci prendiamo troppe responsabilità e tutto ciò che ci rimane sono i rottami di idee fallite. Con un po' di disciplina e i nostri consigli, puoi evitare battute d'arresto.
La lista delle cose da fare è lunga: studiare per gli esami, preparare una presentazione, organizzare una festa di compleanno, tinteggiare la stanza del tuo appartamento condiviso, presentare la domanda per il prestito studentesco, pubblicare le foto delle vacanze, trovare un partner e finire il tuo progetto cinematografico. Oltre a tutto questo, ci sono lezioni, seminari e tutorial, compiti, liste di lettura e poi un po' di esercizio. Ogni giorno ha 24 ore. Sei giovane e dinamico. Nessun problema.
I periodi di stress possono essere vissuti come piacevoli e superati con successo grazie all'aumento di adrenalina. Tuttavia, lo stress cronico ti rovina; diventi meno produttivo e il primo esaurimento nervoso incombe minaccioso.
1. Ottieni una panoramica onesta
Ottieni una panoramica onesta: esamina tutti i tuoi piani, i compiti di studio, i progetti personali e i lavori part-time. Scrivi una breve nota per ciascuno. Quindi crea tre pile: Progetti, Vita quotidiana e Attività.
Tutti i foglietti che soddisfano cinque criteri finiscono nella pila del progetto:
Il progetto è unico. Ha una data di scadenza e/o altri vincoli di risorse ben definiti. L'obiettivo da raggiungere è chiaramente definito. Il progetto presenta un certo grado di complessità, oppure ci si avventura in un territorio inesplorato. Il progetto potrebbe anche fallire.
Le attività quotidiane si ripetono regolarmente: lezioni, seminari, pulizie dell'appartamento, letture per studiare. Anche lo studio fa parte di tutto questo.
I task sono come "piccoli progetti": meno complessi, meno inclini al fallimento e non rappresentano certo una novità per te. Chi è alle prime armi con le presentazioni li ordina nella pila dei progetti, mentre i relatori esperti li classificano come attività.
2. Pianificazione e definizione delle priorità
Confronta le tre pile di tempo con il tuo calendario: pianifica un massimo di 14 ore al giorno, idealmente solo 12 – questo lascia del tempo di riserva per eventi imprevisti e per la tua vita personale. Per prima cosa, annota tutti i tuoi impegni quotidiani. Di solito sono stabiliti esternamente e non puoi gestirli in modo flessibile. Prima che tu te ne accorga, la maggior parte del tuo tempo sarà già impegnata. Quindi, distribuisci i compiti in modo da poter rispettare ogni appuntamento in modo affidabile. Il tempo rimanente è destinato ai progetti – e è decisamente troppo limitato.
Quindi stabilisci le priorità: quali progetti sono veramente essenziali, quali sono necessari e quali sarebbero belli ma in realtà superflui? Qui entrano in gioco vari aspetti. Sono necessari contributi o informazioni esterne? L'impegno in termini di tempo è realisticamente stimabile? È un progetto dettato da altri o puoi prendere tutte le decisioni da solo? Quanto è importante questo progetto per te?
Hai solo tre leve per adattare i progetti: tempo, risorse e definizione degli obiettivi. Più tempo aumenta sempre le possibilità di successo. Con più risorse, puoi delegare sottoattività o esternalizzare parti. Se ti mancano entrambe le cose, ridefinisci l'obiettivo in modo che sia raggiungibile. Un progetto il cui obiettivo viene raggiunto nel 95% dei casi è comunque fallito.
3. Dare vita al piano
Il piano risultante ti fornisce le basi per una riorganizzazione flessibile. Hai tutto sotto controllo e l'impatto di qualsiasi cambiamento è immediatamente visibile e non può più sorprenderti. Grazie alla definizione delle priorità, ti concentri solo sui progetti importanti. Soprattutto, puoi già vedere cosa probabilmente realizzerai e cosa no, evitando spiacevoli sorprese.
Il vero valore di un piano diventa evidente solo nella vita di tutti i giorni. Appendi una bacheca o una lavagna in un luogo tranquillo, ad esempio in cucina o accanto (!) al tuo spazio di lavoro. Inserisci tutti i tuoi prossimi appunti nell'ordine corretto. Aggiungi informazioni aggiuntive agli appunti, come appuntamenti o promemoria per te stesso. Non è necessario pubblicare le attività quotidiane, poiché sono evidenti. Chiunque non preveda del tempo dedicato allo studio e alla lettura nella propria routine quotidiana dovrebbe prepararsi a maratone di lettura o di studio.
Confronta il grafico con la realtà ogni settimana. Fallo diventare un rituale, ad esempio ogni lunedì a colazione. Mentre lo fai, poniti tre domande:
1. Cosa ho realizzato la scorsa settimana? = Sensazione di successo
2. Cosa mi ha trattenuto o ostacolato? = Impara dall'esperienza, migliora
3. Cosa farò questa settimana? A che punto sono con i miei progetti? Quali sto completando? = piano concreto
A volte questo porta persino a una riprogrammazione completa. Assicuratevi di avere un buon equilibrio, altrimenti seguire il piano non sarà piacevole.
Pianifica in dettaglio solo una settimana alla volta; non puoi comunque controllare periodi più lunghi. Per tutto il resto, un piano approssimativo è sufficiente per prepararti. A proposito, dovresti sempre ottenere input o informazioni esterne il prima possibile. Altrimenti, il tuo piano dipenderà troppo da fattori al di fuori del tuo controllo.
4. Più tempo e affidabilità
Niente è così semplice, flessibile e affidabile come una lavagna bianca come questa. Soprattutto, la hai sempre a portata di mano quando ne hai bisogno.
Dedicare circa mezz'ora a settimana alla pianificazione vera e propria ti libererà da ogni inaspettata libertà. Acquisirai rapidamente una comprensione realistica di ciò che puoi effettivamente realizzare e in quale arco di tempo. Questo ti permetterà di passare dalla pianificazione ad hoc e dal "credere di potercela fare" a previsioni affidabili e al "sapere cosa è effettivamente fattibile". Vivrai una vita meno stressante e – un sorprendente effetto collaterale – avrai un margine di manovra significativamente maggiore per deviazioni spontanee dal piano.
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Tutto è un progetto e deve essere gestito. Ma di solito ci prendiamo troppe responsabilità e tutto ciò che ci rimane sono i rottami di idee fallite. Con un po' di disciplina e i nostri consigli, puoi evitare battute d'arresto. La lista delle cose da fare è lunga: studiare per gli esami, preparare una presentazione, organizzare una festa di compleanno, tinteggiare la stanza dell'appartamento condiviso, presentare una domanda di prestito studentesco, pubblicare le foto delle vacanze, trovare un partner per la vita.
