"Devo inviarti il file via e-mail o salvarlo su una chiavetta USB?" Di solito la risposta sensata a questa domanda è una sola: "Nessuna delle due". Nella maggior parte dei casi, entrambe le soluzioni sono semplicemente impraticabili.
Per lo scambio regolare di file tra diversi computer, tablet e telefoni cellulari, o con altri studenti, si è affermata la sincronizzazione dei file basata su cloud. Il termine "cloud" si riferisce ai servizi resi disponibili agli utenti tramite una rete (solitamente Internet), che si tratti di capacità di elaborazione o di rete, software o spazio di archiviazione. I servizi di sincronizzazione dei file offerti online utilizzano lo spazio di archiviazione cloud per archiviare i file degli utenti. Piccoli programmi aggiuntivi (client) sincronizzano i file o le cartelle dal cloud con i diversi dispositivi di un singolo utente, o persino tra dispositivi di utenti diversi.
Il migliore con fino a 2 GB
Dropbox (www.dropbox.com) è il servizio più utilizzato e universalmente disponibile, con client per praticamente tutti i dispositivi e sistemi operativi. Chiunque desideri condividere file con te, è probabile che utilizzi già Dropbox e non abbia bisogno di essere convinto a installare software aggiuntivi. Dropbox ne promuove attivamente l'utilizzo con un bonus di referral di 500 MB di spazio di archiviazione cloud aggiuntivo per ogni nuovo cliente. Questo ti consente di aumentare gratuitamente il tuo spazio di archiviazione cloud Dropbox fino a 18 GB. Questo è particolarmente utile perché la versione gratuita offre solo 2 GB di spazio di archiviazione cloud. Ulteriori 100 GB possono essere acquistati per 99 dollari all'anno, un prezzo elevato rispetto alla concorrenza. Un'altra critica comune a Dropbox riguarda la sicurezza dei dati: mentre i file vengono crittografati prima di essere archiviati nel cloud, anche la chiave di crittografia viene archiviata sul server.
Da allora, il concetto di Dropbox ha generato numerosi imitatori e SugarSync (sugarsync.com) è spesso citato come il concorrente più agguerrito di Dropbox in termini di funzionalità e portata. Come la maggior parte degli altri servizi, SugarSync offre 5 GB di spazio di archiviazione nella sua versione gratuita, più un bonus di referral aggiuntivo di 0,5 GB, fino a un totale di 32 GB. Chiunque si chieda perché il numero di referral sia limitato dovrebbe considerare il caso di SpiderOak (spideroak.com). L'azienda è stata lanciata con un'offerta di 2 GB gratuiti e 1 GB per ogni nuovo cliente referral, fino a un massimo di 50 GB. Il risultato è stato un'ondata di registrazioni false motivate dal generoso bonus di referral. Il limite di 50 GB ha dovuto essere ridotto a 10 GB per ridurre l'incentivo. SpiderOak pone grande enfasi sulla sicurezza dei dati, offre numerose opzioni di sincronizzazione dei dati ed è anche uno dei pochi servizi che fornisce un client Linux scaricabile.
Servizi del sistema operativo
I tre principali sistemi operativi per PC dispongono ciascuno di servizi di sincronizzazione file basati su cloud. Per Linux, c'è Ubuntu One (ubuntuone.com), per Windows, c'è SkyDrive (skydrive.live.com) e per macOS, c'è iCloud (icloud.com). Tutti e tre i servizi si integrano molto bene con i rispettivi sistemi operativi, ma la loro compatibilità con altri sistemi operativi è piuttosto scarsa. Windows SkyDrive offre lo spazio di archiviazione gratuito più ampio tra tutti i servizi qui confrontati, con 7 GB, e il prezzo più basso per lo spazio di archiviazione aggiuntivo: 20 GB di spazio di archiviazione cloud per 10 dollari all'anno. Tuttavia, iCloud e Ubuntu One non dispongono di una cronologia delle versioni dei file, il che rappresenta un notevole svantaggio per il lavoro collaborativo sui file.
Oltre allo spazio di archiviazione e ai client disponibili, alcuni servizi offrono interessanti funzionalità aggiuntive. Il servizio Cubby (cubby.com) è l'unico in grado di sincronizzare direttamente i file tra computer; i 5 GB di spazio di archiviazione cloud inclusi nella versione gratuita non vengono utilizzati a questo scopo.
Google Drive ( drive.google.com ) offre 5 GB di spazio di archiviazione gratuito, la possibilità di convertire automaticamente i documenti Office, aprirli con Google Docs e consentire a più utenti di collaborare contemporaneamente tramite il sito web. Questa funzionalità è particolarmente utile per conference call o riunioni. Google ha anche annunciato l'intenzione di aumentare lo spazio di archiviazione gratuito a 15 GB. Lo spazio di archiviazione online aggiuntivo è relativamente economico: 25 GB costano 2,49 dollari al mese e 100 GB 4,99 dollari al mese. SkyDrive, tuttavia, è ancora più economico, con 100 GB a 50 dollari all'anno.
Box (box.com) è un servizio simile a Google Drive e merita una menzione speciale perché non solo consente la collaborazione simultanea sui documenti, ma offre anche altre interessanti funzionalità per migliorare la collaborazione in gruppi di lavoro geograficamente dislocati. Tra queste, la mappatura dei processi e l'inserimento di commenti nei file. Tuttavia, molte delle funzionalità di Box sono a pagamento e il servizio è più orientato alle esigenze delle piccole e medie imprese che ai gruppi di lavoro degli studenti.
Conclusione:
La condivisione di file tramite cloud semplifica la collaborazione all'interno di un gruppo di lavoro, salva le informazioni sulle versioni e consente a tutti di accedere agli stessi file. Dropbox è il servizio più completo tra questi e la sua versione base gratuita con 2 GB di spazio di archiviazione soddisfa spesso le esigenze di un gruppo di lavoro. Per lavorare su documenti Office o in situazioni che richiedono più spazio di archiviazione, Google Docs è un'opzione migliore. I documenti possono essere modificati direttamente online e lo spazio di archiviazione online aggiuntivo è relativamente economico.
Illustrazione: Sabine Redlich
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