"Un nostro collega in Argentina ha recentemente caricato un documento sul nostro spazio di lavoro e il nostro sviluppatore di concept dalla Cina ha suggerito alcuni miglioramenti nella videoconferenza di ieri". Affermazioni come queste potrebbero descrivere i prossimi passi nella moderna gestione dei progetti. I progetti non vengono più sviluppati esclusivamente attorno a un grande tavolo in un edificio di otto piani nel quartiere degli affari. Il focus della creazione è cambiato. I compiti più impegnativi vengono ora svolti in team online in rete: il cosiddetto lavoro virtuale sta rivoluzionando il mondo del lavoro e aprendo le porte a una maggiore efficienza e creatività.
Lo spostamento dall'attenzione locale: bassa presenza, risultati migliori
Come accennato brevemente all'inizio, è naturale per gli esseri umani affrontare compiti grandi e complessi in gruppo. Questa tendenza è profondamente radicata in noi. Persino i nostri antenati si riunivano in gruppi per scacciare il grande gatto selvatico che si aggirava intorno al loro accampamento, ringhiando minacciosamente. Affilavano le lance, elaboravano piani e l'animale veniva finalmente scacciato. A quei tempi, come per gran parte del XXI secolo, il concetto di lavoro di gruppo era limitato a un raduno fisico dei partecipanti. Ci si incontrava in grandi grotte o, addirittura, attorno a un tavolo da conferenza in un grattacielo con le facciate in vetro. Si creavano disegni per delineare il piano, oppure si utilizzavano lavagne a fogli mobili e presentazioni PowerPoint per descrivere i passaggi successivi.
Il lavoro virtuale, tuttavia, libera il processo creativo di un progetto da una sede fissa e distribuisce i compiti in tutto il mondo. I team virtuali, collegati in rete tramite piattaforme online e che collaborano a progetti specifici, provengono in genere da diversi paesi e, soprattutto, da diverse aziende o istituzioni. I partecipanti agiscono come singoli collaboratori all'interno del team. L'attenzione si concentra principalmente sulle conoscenze specialistiche che apportano al progetto per un periodo di tempo limitato. Lavorare in team virtuali può quindi essere descritto dal principio di "assunzione su richiesta ". Di conseguenza, l'attenzione si concentra sul contributo della forza lavoro e sulla sua qualità per il team e il progetto. L'aspetto del rapporto di lavoro passa in secondo piano.
Le sfide e gli ostacoli della comunicazione virtuale
È ovvio che questa forma di organizzazione del lavoro, piuttosto anonima, presenta numerose sfide e ostacoli. Per chi desidera conoscere i colleghi a livello personale per favorire la collaborazione, lavorare in un team virtuale non è l'ambiente giusto. Il contatto personale è solitamente limitato a questioni puramente professionali.
L'esecuzione effettiva dei processi di lavoro assegnati presenta un'ulteriore difficoltà che può essere evitata solo attraverso livelli eccezionalmente elevati di ordine e organizzazione. A causa delle scadenze distribuite individualmente ai membri del team e ai loro compiti, può spesso accadere che non tutti i partecipanti siano disponibili per videoconferenze o conferenze telefoniche contemporaneamente.
Inoltre, i background spesso molto diversi dei membri del gruppo, uniti alle esigenze comunicative di una piattaforma online, possono presentare delle difficoltà. In primo luogo, è necessaria una forma fondamentale di comunicazione, ovvero la standardizzazione linguistica o la costruzione del consenso. In secondo luogo, tutti i membri del gruppo devono avere familiarità con la comunicazione mediata dai media e possedere competenze trasversali superiori alla media in termini di comprensione interpersonale.
Il giusto programma organizzativo come chiave per il "successo virtuale"
Il passo più importante per rendere il cloud working trasparente ed efficace è scegliere un programma di collaborazione digitale adatto alle esigenze del gruppo. Il fatto che i partecipanti si trovino solitamente in tutto il mondo rende indispensabile un software affidabile e adattato alle attività da svolgere.
Il mercato del software offre oggi un'ampia gamma di opzioni che consentono una comunicazione online da buona a molto buona. Tra gli esempi figurano MS Project, Wrike, Meistertask, Slack, Taskworld, Podio, Trello, Basecamp e Redbooth. Nessuno di questi programmi è identico in termini di funzionalità, facilità d'uso o conoscenze informatiche richieste.
L' Istituto per la progettazione del lavoro e le tecnologie del futuro (Institut für Arbeitsdesign und Zukunftstechnologien e.V.) ha confrontato per la prima volta diversi strumenti di collaborazione in base a diversi aspetti rilevanti nell'ottobre 2014. Nel marzo 2017, l'istituto ha aggiornato la sua ricerca e ha confrontato dieci strumenti anziché cinque in varie categorie.
La valutazione comparativa ha particolarmente elogiato i programmi Podio e Taskworld. Secondo i tester, Podio si è distinto principalmente per la sua personalizzazione: dashboard personalizzate, progetti e condivisione illimitata di file sono tra i punti di forza dello strumento di project management sviluppato da Citrix. Lo strumento di collaborazione americano Taskworld, inventato da Fred Mouawad, ha colpito per i suoi modelli semplici, la funzione di commento personalizzabile, le funzionalità complete di tagging a più livelli e la facile integrazione con la posta elettronica.
Anche MS Project e Slack sono stati evidenziati nel confronto. Tuttavia, i due programmi difficilmente potrebbero essere più diversi. Mentre MS Project offre approcci interessanti grazie all'integrazione di OneNote, SharePoint e MS Office, ed è particolarmente adatto agli utenti esperti, Slack abbraccia il recente entusiasmo per hashtag, emoji e messaggistica istantanea, presentandosi come un'alternativa innovativa ma solida agli strumenti di collaborazione consolidati.
Vantaggi del cloud working: maggiore qualità, maggiore autonomia
Se le numerose sfide e gli ostacoli vengono superati con l'aiuto di un programma adeguato e di una buona base di fiducia, i vantaggi del cloudworking sono molteplici.
Separare il processo di lavoro da una sede specifica e da un ambiente aziendale fortemente predeterminato crea gruppi eterogenei. Questo porta a risultati di progetto di qualità superiore e più differenziati. Inoltre, favorisce il networking tra aziende e istituzioni. La formazione di team virtuali spesso getta le basi per ulteriori concept e può avviare nuovi progetti interaziendali, oltre ad aprire nuovi mercati.
Oltre agli effetti positivi sui processi e sui risultati del lavoro collaborativo, ovvero sulle procedure e sugli obiettivi all'interno della sfera di influenza del gruppo, lavorare nel cloud offre anche vantaggi significativi per i singoli membri. Il fulcro di questa rivoluzione è la natura stessa del lavoro. Per i membri di un team virtuale, "lavorare nel cloud" offre il vantaggio principale di una maggiore flessibilità. Ciò significa che, sebbene le attività siano solitamente soggette a scadenze, il flusso di lavoro che porta a tali scadenze può essere gestito liberamente. I membri del team sono quindi liberi di scegliere quando, dove e in che misura completare le attività ogni giorno. Questa ritrovata libertà nella pianificazione e nel completamento del lavoro promuove l'individualità e promuove la creatività e l'autogestione.
Ultimo ma non meno importante, e di crescente importanza nella società odierna, è l'aspetto interculturale che il lavoro virtuale porta con sé. Persone provenienti da paesi, continenti e culture diverse spesso collaborano. Questo non solo favorisce il riconoscimento dei successi altrui, ma contribuisce anche in modo significativo alla comprensione interculturale e promuove la tolleranza e l'accettazione.
Megatrend: la virtualizzazione come tendenza più importante del XXI secolo
Tuttavia, la tendenza alla virtualizzazione e alla digitalizzazione non si limita alla gestione dei progetti. La tendenza virtuale si sta diffondendo in molti ambiti della vita: i servizi di informazione si affidano sempre più ai media elettronici, gli acquisti vengono effettuati tramite cellulare o PC e sistemi di riconoscimento vocale come Alexa o Siri pianificano l'intera settimana per noi.
Sistemi e programmi non sono più intelligenti solo quanto la persona che li utilizza. Computer e macchine hanno da tempo sviluppato una mente propria: l'Intelligenza Artificiale, o intelligenza artificiale del software, trasforma le macchine in colleghi umani. Questo fenomeno è spesso definito "Industria 4.0". Dalla meccanizzazione del lavoro, passando per il concetto di Gestione Scientifica, coniato da Frederick Winslow Taylor alla fine del XIX secolo, e la specializzazione di lavoratori qualificati in compiti specifici, noti come manodopera qualificata, la produttività raggiunge un nuovo livello con l'uso di macchine intelligenti. La capacità di interagire con il mondo fisico, di possedere capacità e comprensione del linguaggio e di trovare soluzioni ai problemi: tutte queste caratteristiche rendono macchine e software degli ausili così attraenti per gli esseri umani del XXI secolo nella vita quotidiana e sul posto di lavoro.
Questa trasformazione è accompagnata da altri cosiddetti "megatrend" che promuovono e sfidano il lavoro virtuale in vari modi. Queste tendenze permeano quasi tutti gli ambiti della vita: politica, società, ambiente ed economia. Per il lavoro virtuale, le tendenze particolarmente rilevanti sono quelle legate alla società e all'economia e che corrispondono alla digitalizzazione e alla virtualizzazione: social business, e-cloud, social network ed e-commerce sono solo alcuni esempi di una moltitudine di tendenze.
Ma anche gli aspetti sociali al di fuori del mondo virtuale hanno un'enorme influenza sul lavoro in cloud. Tra questi, soprattutto, la tendenza alla diversità, ovvero il riconoscimento e l'apprezzamento della diversità nazionale e culturale, e il fenomeno delle reti "small-world", reti più piccole con hub centrali distribuiti in tutto il mondo. A ciò si accompagna una cultura del "noi" in costante crescita, a cui si contrappone tuttavia un parallelo aumento della richiesta di autonomia da parte dell'individuo. Ciò può rendere più difficile lavorare in gruppi virtuali, ma è improbabile che arresti l'ascesa del lavoro virtuale.
Informazioni sull'autore:
Dopo aver studiato a Berlino, Oslo e Rotterdam, Alexander Eser ha co-fondato la rivista digitale per consumatori Kaufbferater.io . Oltre ai modelli di business digitali e alle statistiche, è particolarmente interessato a fitness, snowboard e viaggi.
Il cosiddetto lavoro virtuale sta rivoluzionando il mondo del lavoro e apre porte dietro cui si nascondono efficienza e creatività.
